W dzisiejszych czasach działy zakupowe muszą radzić sobie z coraz większymi wyzwaniami, aby zapewnić swoim firmom konkurencyjność i sukces. Oprócz standardowych pytań “co”, “skąd”, “kiedy”, “jak” i “ile” … kupić (5W), działy zakupowe muszą również znać odpowiedzi na kolejne pytania: “dla kogo” oraz „ gdzie dostarczyć zakup”.

Poniżej zasada 7W czyli główne wyzwania dla dzisiejszego działu zakupowego:

  1. Właściwa cena – czyli za ile: Jaki jest budżet na zakup? Ile kosztuje taki produkt/usługa na rynku? Czy stać nas aby zapłacić za produkt więcej? Jaka będzie cena produktu/usługi w ujęciu TCO? Czy cena na ofercie jest podana w ujęciu ryczałtowym? Czy mogą pojawić się koszty dodatkowe na etapie realizacji zakupu? Jakie są warunki płatności?
  2. Właściwa jakość – czyli co dokładnie jest potrzebne: Jakie produkty lub usługi są potrzebne? Jakie są ich specyfikacje i parametry? Jakie są warunki gwarancji? Czy jakość produktu/usługi jest potwierdzona? Czy usługodawca ma doświadczenie potwierdzone referencjami? Jaką opinię na rynku ma Dostawca?
  3. Właściwy czas – kiedy: Kiedy są potrzebne produkty lub usługi? Jakie są terminy dostawy? Ile czasu potrzeba na wyprodukowanie lub dostarczenie produktu/usługi? Czy możliwe jest magazynowanie przez Dostawcę i dostawa na wywołanie? Czy możliwe są dostawy w z góry ustalonych terminach?
  4. Właściwe źródło – skąd: Gdzie można znaleźć potrzebne produkty lub usługi? ? Czy lepiej kupować na rynku lokalnym czy zagranicznym? Jakie są krajowe i międzynarodowe alternatywy?
  5. Właściwa ilość – ile: Jak duże jest zapotrzebowanie? Jakie są prognozy zapotrzebowania? Jakie są prognozy cen? Czy są możliwości aby zwiększyć wolumen zamówienia jeżeli cena będzie obniżona? Jaka jest rotacja tego produktu?
  6. Właściwe miejsce dostawy – gdzie dostarczyć: do jakiego miejsca dostarczyć produkt lub zrealizować usługę? Jakie są opcje dostawy? Jakie są możliwości rozładunku dostawy w miejscu odbioru towaru? Do której godziny pracuje magazyn w miejscu odbioru? Czy Odbiorca współpracuje z agencją celną, która odprawi towar w przypadku dostaw spoza Unii Europejskiej?
  7. Właściwy odbiorca – kto: kto jest odbiorcą końcowym zapotrzebowania zakupu? Jakie są jego potrzeby i dlaczego? Jakie cele Odbiorca końcowy chce zrealizować po dostawie produktu/usługi?

Dobrze prosperujący Dział Zakupów musi być przygotowany na powyższe wyzwania, aby zapewnić swojej firmie konkurencyjność i sukces w branży w jakiej funkcjonuje. Istotne jest zatem aby Działy zakupowe były blisko nie tylko swoich Dostawców, ale również swoich Klientów wewnętrznych. Dobre zrozumienie potrzeb klienta wewnętrznego pozwala uniknąć wielu nieporozumień na etapie użytkowania zakupionego produktu lub zwiększa szanse na zadowolenie z wykonania zakupionej usługi.

Ważne jest także, aby działy zakupowe były na bieżąco nie tylko z rynkiem, czyli możliwościami swoich Dostawców ale również z regulacjami prawnymi oraz trendami oraz innowacjami technologicznymi.

Dobrze funkcjonujący dział zakupów powinien mieć dostęp do odpowiednich narzędzi, procesów i systemów, które pozwolą mu radzić sobie z w/w wyzwaniami.

W dzisiejszych czasach działy zakupowe powinny być elastyczne i zwinne, aby dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych.

Pozyskanie odpowiedzi na postawione w tekście pytania przed realizowaniem procesu zakupowego pozwoli na właściwe przygotowanie się do projektu a w konsekwencji zminimalizuje ryzyko potencjalnego niepowodzenia.

Teoria wydaje się być zrozumiała i stosunkowo prosta dla zewnętrznych obserwatorów. W doświadczenia wiemy jednak, że uzyskanie odpowiedzi na wszystkie pytania nie jest proste i wymaga czasochłonnego przygotowania się do zadania, a także dużej wiedzy i odpowiednich kwalifikacji członków zespołu zakupowego.