Poniżej zastosowane praktyki zakupowe mają charakter uniwersalny i z powodzeniem mogą być stosowane zarówno przez małe jak i średnie i duże organizacje. Nie ma znaczenia czy są to firmy z sektora prywatnego czy publicznego bowiem charakter procesów zakupowych w każdej organizacji jest bardzo zbliżony.
Jakie działania należy zatem wykonać aby mieć pewność, że proces zakupowy został przeprowadzony w sposób efektywny z korzyścią dla organizacji?
Planowanie zapotrzebowania:
Przed rozpoczęciem procesu zakupowego ważne jest dokładne określenie potrzeb firmy. Zaplanuj z góry, jakie produkty lub usługi są niezbędne, aby uniknąć nadmiaru lub braku zasobów. Jest to istotne zarówno w kontekście bieżących potrzeb, jak i prognozowania przyszłego zapotrzebowania. Planowanie zapotrzebowania pozwala uniknąć nadmiaru lub braku zasobów, co może prowadzić do kosztownych opóźnień lub strat. W dużych i średnich organizacjach, w których to istnieje wyodrębniony strukturalnie dział zakupowy planowanie zapotrzebowania realizowane jest przez inne jednostki/działy. Odpowiednia specyfikacja produktu/usługi to kluczowy etap całego procesu zakupowego. Należy określić możliwie dokładnie wszystkie właściwości fizyczne potrzebnego produktu lub szczegóły zakres prac wykonywanej usługi. Bez dokładnej specyfikacji zapotrzebowania ewaluacja ofert z rynku jest bardzo utrudniona.
Analiza dostawców:
Przed dokonaniem wyboru dostawcy warto przeprowadzić gruntowną analizę rynku. Obejmuje ona badanie różnych dostawców, ich reputacji, doświadczenia, jakości produktów lub usług oraz opinii klientów. Analiza dostawców pozwala zidentyfikować najlepsze możliwości, porównać oferty i wybrać dostawców, którzy spełniają wymagania firmy. Dobór odpowiednich dostawców ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia wysokiej jakości produktów lub usług oraz konkurencyjnych warunków handlowych.
Negocjacje cenowe:
Negocjacje cenowe są nieodłącznym elementem procesu zakupowego. Ważne jest wykorzystanie umiejętności negocjacyjnych w celu uzyskania jak najkorzystniejszych warunków. Przy analizie ofert różnych dostawców można znaleźć pole do negocjacji, takie jak rabaty, upusty ilościowe, darmowa dostawa lub dodatkowe usługi. Negocjacje cenowe pozwalają zredukować koszty zakupów i zwiększyć rentowność firmy.
Zarządzanie relacjami z dostawcami:
Dobre relacje z dostawcami są kluczowe dla skutecznego procesu zakupowego. Regularna komunikacja i współpraca z dostawcami pomagają rozwiązywać problemy, utrzymać płynność dostaw i budować długoterminowe relacje. Silne relacje z dostawcami mogą przynieść korzyści w postaci lepszych warunków handlowych, preferencyjnego traktowania i dostępu do innowacji.
Używanie systemów zarządzania zamówieniami:
Wykorzystanie systemów zarządzania zamówieniami (Purchase Order Management Systems) może znacząco usprawnić proces zakupowy. Takie systemy umożliwiają śledzenie zamówień, zarządzanie dostawcami, monitorowanie kosztów i optymalizację procesu. Automatyzacja procesów zakupowych poprzez wykorzystanie odpowiednich systemów pozwala zaoszczędzić czas, eliminuje ryzyko błędów i umożliwia lepsze zarządzanie danymi. W dużych organizacjach systemy do zarządzania zamówieniami stanowią wybrany moduł większego systemu klasy ERP.
Analiza wydajności zakupowej:
Regularna analiza wydatków i osiągnięć w zakresie zakupów jest kluczowa dla doskonalenia procesu zakupowego. Monitorowanie kosztów, jakości produktów lub usług oraz efektywności dostawców pozwala identyfikować obszary, w których można wprowadzić usprawnienia i oszczędności. Analiza wydajności zakupowej umożliwia podejmowanie lepiej ugruntowanych decyzji zakupowych i optymalizację całego procesu.
Standaryzacja procesów:
Ustalenie standardów i procedur dotyczących procesu zakupowego ma istotne znaczenie dla zapewnienia spójności i jednolitości w realizacji zamówień. Standaryzacja procesów pozwala uniknąć pomyłek, zwiększa efektywność i usprawnia współpracę z dostawcami. Wykorzystanie sprawdzonych metod, narzędzi i szablonów zapewnia lepszą organizację i kontrolę nad procesem zakupowym.
Szkolenie personelu:
Odpowiednie przeszkolenie personelu odpowiedzialnego za proces zakupowy jest niezwykle istotne. Dostarczenie im niezbędnych narzędzi, wiedzy i umiejętności pozwala na skuteczne zarządzanie zakupami. Szkolenia mogą obejmować takie tematy jak negocjacje, zarządzanie dostawcami, umiejętność analizy i planowania zapotrzebowania. Dobrze przeszkolony personel wpływa na skuteczność procesu zakupowego i osiąganie lepszych wyników.
Dlaczego warto wdrożyć 8 praktyk zakupowych w organizacji?
Stosowanie tych ośmiu praktyk zakupowych ma wiele korzyści dla organizacji. Oto kilka powodów, dlaczego warto je stosować:
Oszczędność kosztów:
Poprzez planowanie zapotrzebowania, negocjacje cenowe i analizę wydajności zakupowej, organizacje mogą osiągnąć oszczędności kosztów. Negocjacje cenowe i wybór konkurencyjnych dostawców mogą prowadzić do uzyskania lepszych warunków handlowych. Analiza wydajności zakupowej pozwala identyfikować obszary, w których można wprowadzić usprawnienia i ograniczyć koszty.
Jakość produktów/usług:
Analiza dostawców, zarządzanie relacjami z dostawcami i standaryzacja procesów pomagają zapewnić wysoką jakość produktów lub usług. Wybór renomowanych dostawców, monitorowanie jakości i utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami przyczynia się do otrzymywania produktów lub usług najwyższej jakości.
Efektywność procesu zakupowego:
Poprzez wykorzystanie systemów zarządzania zamówieniami, standaryzację procesów i szkolenie personelu, organizacje mogą zwiększyć efektywność procesu zakupowego. Automatyzacja i ustandaryzowanie procesów zmniejszają ryzyko błędów, eliminują zbędne czynności i przyspieszają cały proces.
Dostępność i terminowość dostaw:
Poprawa zarządzania relacjami z dostawcami pomaga w utrzymaniu płynności dostaw i zapewnieniu terminowych dostaw. Silne relacje z dostawcami mogą przyczynić się do priorytetowego traktowania w przypadku ograniczeń dostaw lub braku zasobów.
Poprawa planowania i prognozowania:
Praktyki zakupowe, takie jak planowanie zapotrzebowania i analiza wydajności zakupowej, pomagają w lepszym planowaniu i prognozowaniu potrzeb organizacji. Dzięki temu można uniknąć nadmiaru lub braku zasobów oraz zoptymalizować zapasy.
Transparentność i zgodność:
Stosowanie praktyk zakupowych przyczynia się do większej transparentności procesu zakupowego. Zapewnienie uczciwego i zgodnego z prawem postępowania oraz dokumentowania procesów zakupowych jest kluczowe dla uniknięcia kontroli i ryzyka prawnego.
Doskonalenie zarządzania dostawcami:
Silne relacje z dostawcami i regularna analiza wydajności zakupowej przyczyniają się do lepszego zarządzania dostawcami. Pozwala to identyfikować dostawców, którzy najlepiej spełniają potrzeby organizacji oraz wdrażać działania mające na celu poprawę współpracy i efektywności.
Wprowadzenie tych praktyk zakupowych pomaga organizacjom skuteczniej zarządzać procesem zakupowym, osiągać oszczędności kosztów, zapewniać wysoką jakość produktów lub usług oraz budować silne relacje z dostawcami. W rezultacie organizacje mogą zwiększać swoją konkurencyjność, efektywność i zadowolenie klientów.