Centralizacja i decentralizacja to dwa przeciwstawne podejścia do zarządzania procesem zakupowym w przedsiębiorstwie.

Centralizacja procesu zakupowego polega na konsolidacji wszystkich działań zakupowych w jednym centralnym dziale zakupów. W tym przypadku, zakupy są koordynowane i kontrolowane z jednego miejsca, co umożliwia lepsze zarządzanie zasobami i kosztami. Centralizacja zakupów pozwala również na skonsolidowanie relacji z dostawcami, co umożliwia lepsze negocjacje cen i warunków współpracy.

Decentralizacja procesu zakupowego polega na rozproszeniu decyzji zakupowych pomiędzy poszczególne działy i jednostki biznesowe w przedsiębiorstwie. W tym przypadku, decyzje zakupowe są podejmowane przez wiele osób i jednostek, co pozwala na lepsze dostosowanie do potrzeb lokalnych i lepszą reakcję na potrzeby biznesowe.

Ostatecznie, strategia centralizacji lub decentralizacji zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar i struktura przedsiębiorstwa, rodzaj produktów lub usług, które są kupowane, a także kultura organizacyjna i cele biznesowe. Warto dokładnie przeanalizować wszystkie czynniki i wybrać najlepszą strategię dla danej sytuacji.

Jakie są wady i zagrożenia zcentralizowanego procesu zakupowego?

Wady i zagrożenia centralnie zarządzanych zakupów to jednocześnie szanse i zalety decentralizowanego procesu.

Centralizacja procesu zakupowego może mieć kilka wad i zagrożeń, w tym:

  • Brak elastyczności: centralizacja zakupów może powodować brak elastyczności w odpowiadaniu na potrzeby lokalnych jednostek biznesowych, co może prowadzić do niezadowolenia i straty klientów.
  • Niemożliwość dostosowania do potrzeb lokalnych: centralizacja zakupów może uniemożliwiać jednostkom biznesowym dostosowanie się do potrzeb lokalnych, co może prowadzić do nieefektywności i strat biznesowych.
  • Opóźnienia w procesie zakupowym: centralizacja zakupów może powodować opóźnienia w procesie zakupowym, ponieważ wszystkie decyzje i transakcje muszą być koordynowane i kontrolowane z jednego miejsca.
  • Brak kompetencji lokalnych: centralizacja zakupów może prowadzić do utraty kompetencji lokalnych, ponieważ decyzje zakupowe są podejmowane przez centralny dział zakupów, a nie przez jednostki biznesowe, które znają potrzeby i wymagania lokalne.
  • Trudności w negocjowaniu cen i warunków: centralizacja zakupów może utrudniać negocjacje cen i warunków z dostawcami, ponieważ relacje z dostawcami są skonsolidowane w centralnym dziale zakupów, co może prowadzić do mniejszej elastyczności w negocjacjach.

Zalety i szanse centralizacji procesu zakupowego

Centralizacja procesu zakupowego może mieć też swoje zalety co stwarza pewne szanse dla organizacji. Mamy tutaj na myśli przede wszystkim:

  • Oszczędność kosztów: centralizacja zakupów może prowadzić do oszczędności kosztów poprzez negocjowanie lepszych cen i warunków z dostawcami oraz ujednolicanie procesów i procedur zakupowych.
  • Poprawa jakości: centralizacja zakupów może poprawiać jakość produktów i usług, ponieważ wszystkie decyzje zakupowe są podejmowane na podstawie jednolitych standardów i kryteriów.
  • Zwiększenie efektywności: centralizacja zakupów może zwiększać efektywność poprzez automatyzację procesów i usprawnienie wymiany informacji między jednostkami biznesowymi.
  • Lepsze zarządzanie ryzykiem: centralizacja zakupów może pomagać zarządzać ryzykiem poprzez monitorowanie i kontrolowanie wszystkich transakcji zakupowych.
  • Poprawa jakości danych: centralizacja zakupów może poprawiać jakość danych poprzez ujednolicanie i standaryzację procesów i procedur zakupowych.

Te zalety i szanse wynikające z centralizacji procesu zakupowego mogą wprowadzać wiele korzyści dla przedsiębiorstwa i przyczyniać się do jego sukcesu. Ważne jest jednak, aby przedsiębiorstwa dokładnie przemyślały i zaplanowały swoją strategię centralizacji, aby uniknąć ewentualnych wad i zagrożeń jakie kryją się pod tego rodzaju zarządzeniem zakupami w organizacji.

Jakie zakupy czy procesy zakupowe warto centralizować w organizacjach?

Obszary zakupowe, które warto centralizować, to te, w których centralizacja może przynieść wiele korzyści, takich jak:

  • Zakup Towarów i materiałów o wysokiej wartości, szczególnie w obszarze directowym: centralizacja zakupów półproduktów i surowców może pomóc w uzyskaniu lepszych cen i warunków zakupu, a także umożliwić lepsze zarządzanie zapasami i optymalizację procesów produkcyjnych.
  • Wysokokosztowe usługi: centralizacja zakupów usług dostawców, takich jak dostawy energii elektrycznej czy usługi transportowe, może pomóc w uzyskaniu lepszych warunków i cen, a także umożliwić lepsze zarządzanie i kontrolowanie tych procesów.
  • Zakup maszyn i wyposażenia: centralizacja zakupów maszyn i wyposażenia może pomóc w uzyskaniu lepszych cen i warunków zakupu, a także umożliwić lepsze zarządzanie i konserwację tych aktywów.
  • Usługi doradcze: centralizacja zakupów usług doradczych, takich jak usługi konsultingowe czy audytowe, może pomóc w uzyskaniu lepszych warunków i cen, a także umożliwić lepsze zarządzanie i koordynację tych usług.

Wyżej wymienione obszary zakupowe warto centralizować, ponieważ pozwala to na uzyskanie korzyści związanych z optymalizacją cen, lepszym zarządzaniem procesami, a także zwiększeniem efektywności i kontroli nad tymi procesami. Warto jednak przemyśleć i dokładnie zaplanować strategię centralizacji, aby uniknąć ewentualnych wad i zagrożeń.

Jakich obszarów nie warto centralizować i dlaczego?

Niektóre obszary zakupowe nie powinny być centralizowane w przedsiębiorstwie, ponieważ mogą to powodować pewne wady i zagrożenia. Obszary i procesy zakupowe, których nie powinno się centralizować to:

  • Zakup produktów i usług specjalistycznych lub o uwarunkowaniach lokalnych: niektóre produkty i usługi, takie jak np. te dla branży medycznej, naukowej ale i prawnej czy budowlanej, mogą wymagać specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, które nie są dostępne w centralnym dziale zakupowym.
  • Produkty o krótkim okresie ważności: produkty o krótkim okresie ważności, takie jak żywność, powinny być zakupione bezpośrednio przez jednostki lokalne, które będą je wykorzystywać.
  • Produkty lub usługi unikalne o niestandardowej specyfikacji: niektóre produkty, takie jak unikalne maszyny czy urządzenia, mogą wymagać indywidualnej uwagi i uwzględnienia specyficznych potrzeb jednostek biznesowych.
  • Procesy i usługi, w których liczy się szybkość działania: w przypadku niektórych procesów i usług, takich jak dostawy awaryjne, szybkość jest kluczowa, a centralizacja zakupów może znacznie opóźniać te procesy.

Te obszary zakupowe powinny być pozostawione w rękach jednostek lokalnych czyli zakupach operacyjnych, aby zapewnić skuteczne i efektywne zarządzanie tymi procesami.

Mimo, że istnieją, zwłaszcza w dużych organizacjach, obszary, których centralne zarządzanie jest w pełni zrozumiałe to w naszej ocenie w ostatnich latach na rynku dostrzega się zbyt daleko idącą centralizację procesów zakupowych. Taka praktyka odbija się negatywnie na efektywność procesów zakupowych zwłaszcza w tych obszarach, w których zastosowanie lokalnych źródeł dostawców, czy też usługodawców może stanowić sporą przewagę ekonomiczną dla organizacji.

Mamy nadzieję, że ten trend będzie się obracał co w konsekwencji przyczyni się do lepszego zarządzania zakupami w ujęciu lokalnym i regionalnym. Jesteśmy w pełni przekonani, że takie podejście pozwoli lepiej wykorzystać przewagę organizacyjną i znacznie szybciej zaspokoić potrzeby klienta wewnętrznego w organizacji.