Na początku postaram się wyjaśnić wyżej wspomniane pojęcia, które często są mylone ze sobą lub używane naprzemiennie. Mówiąc w wielkim skrócie, Purchasing – zakupy operacyjne, są nieskomplikowanym działaniem polegającym na dokonaniu zakupu produktu lub usługi, podczas gdy Procurement – zakupy strategiczne są postrzegane w szerszej perspektywie i dotyczą budowania strategii do podejmowania decyzji w procesie zakupowym.

Purchasing – zakupy operacyjne to proces zaczynający się od powstania zapotrzebowania do finalizacji poprzez nabycie towarów lub usług.

Procurement – zakupy strategiczne to szczegółowy proces projektowania, mający na celu podejmowanie świadomych decyzji zakupowych w oparciu o dostępne dane.

Procurement nieustannie dąży do optymalizacji i poprawy relacji z dostawcami, nawiązania kontaktów z interesariuszami oraz znalezienia sposobów na obniżenie kosztów łańcucha dostaw i zminimalizowanie strat. Purchasing z kolei koncentruje się głównie na bieżącej transakcji, zazwyczaj bez uwzględnienia biznesu jako całości.

Czynności charakteryzujące działania w zakupach strategicznych postaram się opisać poniżej, są to między innymi:

  • Budowanie strategii dla poszczególnych kategorii zakupowych
  • Sprawdzanie rynku oraz poszukiwanie nowych dostawców
  • Czynny udział w wizjach lokalnych
  • Podtrzymywanie relacji z obecnymi dostawcami
  • Analiza kosztów
  • Ewaluacja dostawców
  • Wykorzystywanie różnych narzędzi do przeprowadzania procesu zakupowego
  • Ocena ofert oraz sprawdzanie czy wszystkie kluczowe aspekty zostały w niej zawarte
  • Proces negocjacyjny oraz finalizowanie projektów poprzez podpisanie umowy
  • Kontrola nad dokumentacją

Natomiast w zakupach operacyjnych wyróżnić można poniższe aktywności:

  • Nadzorowanie stanów magazynowych
  • Wysyłanie zapytań ofertowych
  • Weryfikacja otrzymanych ofert
  • Przygotowywanie oraz wysyłanie zamówień do dostawców
  • Współpraca z dostawcami oraz podtrzymywanie relacji
  • Sprawdzanie status zamówienia
  • Obsługa reklamacji, jeśli występuje
  • Kontrola oraz archiwizacja dokumentów
  • Kontakt z działem księgowym, nadzór nad prawidłowością faktur