Proces zakupowy to seria działań, które pozwalają na pozyskanie potrzebnych produktów lub usług w odpowiednim czasie i za odpowiednią cenę. Aby proces zakupowy był skuteczny, ważna jest znajomość poszczególnych etapów oraz skrótów, które są z nimi związane. Oto kilka podstawowych skrótów, które doświadczony Zakupowiec powinien mieć w swoim słowniku:

RFI – Request for Information:

Polski: Zapytanie o informacje.

Opis: Formalne zapytanie skierowane do potencjalnych dostawców w celu uzyskania informacji na temat ich zdolności do dostarczenia określonych produktów lub usług.

RFP – Request for Proposal:

Polski: Zapytanie o ofertę.

Opis: Formalne zapytanie skierowane do dostawców w celu zebrania ofert na dostawę określonych produktów lub usług.

RFQ – Request for Quotation:

Polski: Zapytanie o wycenę.

Opis: Formalne zapytanie skierowane do dostawców w celu uzyskania cen na konkretne produkty lub usługi.

PO – Purchase Order:

Polski: Zamówienie zakupu.

Opis: Oficjalny dokument wysyłany przez firmę klienta do dostawcy, potwierdzający zamiar zakupu określonych produktów lub usług.

BOM – Bill of Materials:

Polski: Lista materiałów.

Opis: Dokument zawierający szczegółową listę wszystkich składników i materiałów niezbędnych do produkcji danego produktu.

SLA – Service Level Agreement:

Polski: Umowa o poziomie usług.

Opis: Formalna umowa określająca oczekiwane poziomy świadczonych usług, w tym np. dostępność, czas odpowiedzi, i inne parametry.

KPI – Key Performance Indicator:

Polski: Kluczowe wskaźniki efektywności.

Opis: Miary używane do oceny efektywności i osiągnięć w określonych obszarach działalności.

MOU – Memorandum of Understanding:

Polski: Memorandum o zrozumieniu.

Opis: Dokument określający zobowiązania i zrozumienie między dwiema lub więcej stronami, które niekoniecznie muszą mieć charakter prawnie wiążący.

SOW – Statement of Work:

Polski: Zakres prac.

Opis: Dokument określający szczegółowy zakres prac, jakie dostawca musi wykonać w ramach umowy.

ETA – Estimated Time of Arrival:

Polski: Przewidywany czas przybycia.

Opis: Szacowany czas przybycia dostawy.

PR – Purchase Requisition:

Polski: Wniosek zakupowy.

Opis: Dokument wewnętrzny, który inicjuje proces zakupowy, zawierający informacje o produktach lub usługach, które są potrzebne w organizacji.

RPR – Revised Purchase Requisition:

Polski: Zmieniony wniosek zakupowy.

Opis: Zaktualizowana wersja wniosku zakupowego po dokonaniu pewnych zmian.

PRN – Purchase Request Number:

Polski: Numer wniosku zakupowego.

Opis: Numer identyfikacyjny przypisany do każdego wniosku zakupowego w celu śledzenia i zarządzania nimi.

PRM – Purchase Request Management:

Polski: Zarządzanie wnioskami zakupowymi.

Opis: Proces lub system zarządzania wnioskami zakupowymi od ich złożenia do zatwierdzenia.

PRC – Purchase Requisition Committee:

Polski: Komitet ds. Wniosków Zakupowych.

Opis: Grupa osób odpowiedzialna za przegląd i zatwierdzanie wniosków zakupowych w firmie.

PRP – Purchase Requisition Process:

Polski: Proces wniosków zakupowych.

Opis: Kolejne kroki i etapy, jakie wniosek zakupowy przechodzi od zgłoszenia do finalnego zatwierdzenia.

PRV – Purchase Request Validation:

Polski: Walidacja wniosków zakupowych.

Opis: Proces sprawdzania poprawności i zgodności wniosków zakupowych przed zatwierdzeniem.

PRI – Purchase Requisition Information:

Polski: Informacje o wnioskach zakupowych.

Opis: Dane i szczegóły dotyczące produktów lub usług zawarte w wnioskach zakupowych.

PRF – Purchase Requisition Form:

Polski: Formularz wniosków zakupowych.

Opis: Struktura dokumentu, w której pracownicy wpisują informacje dotyczące potrzebnych produktów lub usług.

PRD – Purchase Requisition Document:

Polski: Dokument wniosków zakupowych.

Opis: Oficjalny zapis zawierający szczegóły dotyczące wniosków zakupowych, który może być przechowywany dla celów archiwizacyjnych czy audytów.

Requestor:

Polski: Wnioskodawca.

Opis: Osoba lub dział w organizacji, która składa wniosek zakupowy (PR) w celu uzyskania potrzebnych produktów lub usług.

Vendor:

Polski: Dostawca.

Opis: Firma lub osoba, która dostarcza produkty lub usługi zgodnie z umową zakupową lub kontraktem.

Supplier:

Polski: Dostawca.

Opis: Termin używany zamiennie z “vendor”, oznaczający firmę lub osobę dostarczającą produkty lub usługi.

Procurement Officer:

Polski: Osoba ds. Zakupów.

Opis: Osoba odpowiedzialna za zarządzanie procesem zakupowym w organizacji, w tym za negocjacje z dostawcami, przygotowywanie umów i inne aspekty zakupów.

Sourcing:

Polski: Pozyskiwanie źródeł dostaw.

Opis: Proces identyfikowania, oceny i wyboru dostawców, którzy spełniają wymagania organizacji.

Contract:

Polski: Umowa.

Opis: Oficjalny dokument określający warunki i zobowiązania między organizacją a dostawcą, regulujący dostawę produktów lub świadczenie usług.

Procurement Strategy:

Polski: Strategia zakupowa.

Opis: Plan działania określający, jak organizacja zamierza realizować swoje cele zakupowe, w tym wybór dostawców, negocjacje cenowe i inne aspekty zarządzania zakupami.

POC – Point of Contact:

Polski: Osoba do kontaktu.

Opis: Osoba, zazwyczaj w organizacji lub u dostawcy, która jest odpowiedzialna za komunikację i koordynację w sprawach związanych z danym projektem lub umową.

Lead Time:

Polski: Czas realizacji zamówienia.

Opis: Czas między złożeniem zamówienia a dostawą produktów lub świadczeniem usług.

Delivery Terms:

Polski: Warunki dostawy.

Opis: Zasady określające, jakie są warunki i sposób dostawy produktów, obejmujące m.in. koszty, terminy i inne szczegóły logistyczne.

Compliance:

Polski: Zgodność.

Opis: Stan spełniania wymagań prawnych, regulacyjnych lub wewnętrznych norm w zakresie zakupów.

Cost-Benefit Analysis (CBA):

Polski: Analiza kosztów i korzyści.

Opis: Ocena ekonomiczna, która porównuje koszty i korzyści związane z danym projektem, decyzją zakupową lub inwestycją.

E-procurement:

Polski: Zakupy elektroniczne.

Opis: Wykorzystanie technologii internetowych do ułatwiania procesów zakupowych, w tym złożenia zamówień, negocjacji i śledzenia dostaw.

Quality Assurance (QA):

Polski: Zapewnienie jakości.

Opis: Dział lub praktyki mające na celu monitorowanie i zapewnianie jakości produktów lub usług zakupionych przez organizację.

Reverse Auction:

Polski: Aukcja odwrócona.

Opis: Proces, w którym dostawcy konkurują ze sobą, oferując coraz niższe ceny, a zwycięzcą staje się ten, który zaoferuje najniższą cenę.

Due Diligence:

Polski: Badanie należytej staranności.

Opis: Dokładne sprawdzenie dostawcy przed zawarciem umowy w celu oceny jego zdolności do spełnienia warunków umowy.

Incoterms:

Polski: Międzynarodowe zasady interpretacji warunków handlowych.

Opis: Międzynarodowy standard określający zasady interpretacji warunków handlowych w umowach międzynarodowych.

Green Procurement:

Polski: Zielone zakupy.

Opis: Strategia zakupów, która uwzględnia kryteria środowiskowe, takie jak ekologiczność produktów czy praktyki dostawców.

Total Cost of Ownership (TCO):

Polski: Całkowity koszt posiadania.

Opis: Suma wszystkich kosztów związanych z zakupem, użytkowaniem, serwisem i utylizacją danego produktu lub usługi.

Sustainability:

Polski: Zrównoważony rozwój.

Opis: Zakupy uwzględniające aspekty ekologiczne, społeczne i ekonomiczne, dążące do minimalizacji wpływu na środowisko i społeczeństwo.

Oczywiście terminologia może nieco się różnić w zależności od branży i regionu. Warto dostosować się do konkretnego kontekstu i wytycznych danego przedsiębiorstwa.